Datenschutzerklärung
Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO zur Verarbeitung personenbezogener Daten im AI-Co-Worker Potentialcheck.
Vorlage, Stand TT.MM.JJJJ: Diese Erklärung beschreibt die tatsächlichen Datenflüsse der Anwendung. Gelb markierte Angaben (u. a. Hosting, Speicherfristen, eingesetzte KI-Anbieter) sind vor der Veröffentlichung zu ergänzen und rechtlich zu prüfen.
1. Verantwortlicher
plivizion GmbHStraße Hausnummer, PLZ Ort
E-Mail: datenschutz@plivizion.com
Weitere Angaben finden Sie im Impressum. Datenschutzbeauftragte(r): Name und Kontakt, falls bestellt.
2. Überblick
Der Check benötigt keine Registrierung. Er richtet sich auf einen konkreten Arbeitsvorgang, nicht auf Ihre Person. Ab dem Start werden Ihre Formularangaben und Frageninteraktionen auf unserem Server gespeichert, um Ihr Ergebnis zu berechnen, das Fortsetzen zu ermöglichen und das Angebot auszuwerten und zu verbessern. Wir zeichnen keine beliebigen Tastatureingaben auf, setzen keine Tracking- oder Werbe-Cookies ein und binden keine externen Analyse-, Schrift- oder Werbedienste ein.
Bitte geben Sie im Freitext und im Chat keine Namen, vertraulichen Inhalte oder personenbezogenen Falldaten ein.
3. Aufruf der Website
Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendig Ihre IP-Adresse sowie Datum, Uhrzeit und angefragte Ressource, um die Seite auszuliefern.
- Zugriffsprotokolle enthalten nur Methode, Statuscode, Antwortzeit und eine zufällige Vorgangskennung, keine IP-Adresse, URL, Referrer oder Inhalte.
- Missbrauchsschutz: Zur Begrenzung von Anfragen wird aus der IP-Adresse kurzzeitig ein verschlüsselter Hashwert im Arbeitsspeicher gebildet. Er wird nicht dauerhaft gespeichert.
- Hosting: Betrieb auf eigener Infrastruktur in … / Rechenzentrum …. Falls ein vorgeschalteter Dienst (z. B. Tunnel, CDN, Reverse-Proxy eines Dritten) genutzt wird: Anbieter, Zweck, Sitz, Auftragsverarbeitungsvertrag.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb).
4. Durchführung des Checks
Verarbeitet werden:
- Beschreibung des betrachteten Arbeitsvorgangs (Freitext, max. 600 Zeichen),
- Angaben zur KI-Nutzung, zu schutzbedürftigen Informationen und zur möglichen Außenwirkung,
- Ihre Antworten auf die 15 Fragen einschließlich aller Änderungen (Versionsstände) sowie Status und berechnetes Ergebnis,
- eine zufällige Assessment-Kennung und ein geheimer Fortsetzen-Schlüssel (auf dem Server nur als Hashwert gespeichert).
Zweck: Berechnung und Anzeige Ihres Profils, Speichern und Fortsetzen, anonymisierte statistische Auswertung des Angebots. Die Bewertung erfolgt regelbasiert; dafür wird keine KI eingesetzt. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des von Ihnen genutzten Checks) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Auswertung und Verbesserung des Angebots).
5. Nutzungs- und Herkunftsdaten
Für die Auswertung der Fragen speichern wir zum jeweiligen Assessment:
- Frageninteraktionen: Anzeige einer Frage, Antwortwechsel, Vor/Zurück, Abschluss, Fortsetzen, Wechsel der Seite in den Hintergrund, mit Zeitstempel des Browsers und des Servers sowie der gemeldeten aktiven Bearbeitungszeit je Frage;
- Ergebnis und Anfrage: ob die Ergebnisseite angezeigt wurde und ob der Bereich „Vollständige Auswertung anfragen“ sichtbar war (jeweils nur Ja/Nein mit Zeitpunkt, ohne Inhalte);
- Gerätekategorie: grobe Einordnung beim Start als Smartphone, Tablet oder Desktop sowie die Bildschirmbreite in fünf Stufen (z. B. „unter 480 px“). Es werden weder die genaue Bildschirmgröße noch der Browser- oder Geräte-Kennstring (User-Agent) gespeichert;
- Herkunft: die Herkunftsdomain der verweisenden Seite (ohne Pfad), die Einstiegsseite ohne Parameter sowie ggf. Kampagnenparameter (
utm_source,utm_medium,utm_campaign,utm_content,utm_term).
Aus diesen Daten erstellen wir zusammengefasste Auswertungen, etwa an welcher Frage der Check häufig abgebrochen wird, welche Fragen oft mit „Weiß ich nicht“ beantwortet oder geändert werden, zu welcher Tages- und Wochenzeit Checks gestartet werden, mit welchen Gerätekategorien sie bearbeitet werden und wie viele abgeschlossene Checks je Kampagne zu einer Anfrage führen. Die Auswertungen dienen ausschließlich der Verbesserung des Angebots und werden nicht zur Beurteilung einzelner Personen genutzt.
Gerätekennungen, Browser-Fingerprints, Standortdaten oder IP-Adressen werden dabei nicht gespeichert. Die Zeiten sind unbestätigte Messwerte und werden nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Personen verwendet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verständlichkeit der Fragen verbessern, Reichweite von Kampagnen messen). Sie können widersprechen, siehe Ihre Rechte.
6. Cookies und lokale Speicherung im Browser
Auf den öffentlichen Seiten des Checks setzen wir keine Cookies und nutzen keine Tracking- oder Analysewerkzeuge Dritter. Ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie wird ausschließlich nach der Anmeldung in der geschützten Verwaltung verwendet.
Damit Sie den Check auf diesem Gerät fortsetzen können, speichern wir die Assessment-Kennung und den Fortsetzen-Schlüssel im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage). Beim Öffnen eines Berichts-Leselinks wird der Zugangsschlüssel für die Dauer der Browsersitzung im sessionStorage abgelegt. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Über „Speichern & Laden → Zugang auf diesem Gerät entfernen“ oder Ihre Browsereinstellungen können Sie sie löschen.
7. KI-Unterstützung: persönliche Erläuterungen und Check-Assistent
Ist die KI-Unterstützung aktiviert, willigen Sie mit Klick auf „Mein Profil entdecken“ ein, dass folgende Angaben an den eingesetzten KI-Anbieter übermittelt werden. Unter dem Button können Sie stattdessen „Ohne KI fortfahren“ wählen; der Check funktioniert dann vollständig ohne KI.
- Persönliche Erläuterungen: Ihre Beschreibung des Arbeitsvorgangs und Ihre drei Einstiegsangaben (KI-Nutzung, schutzbedürftige Informationen, mögliche Außenwirkung) werden zusammen mit den Fragetexten übermittelt. Die KI formuliert daraus zu jeder Frage einen kurzen Denkanstoß, der sich auf Ihren Vorgang bezieht, und stellt bei sehr knapper Beschreibung gegebenenfalls eine einzelne Rückfrage. Die Erläuterungen werden zum Assessment gespeichert. Sie empfehlen keine Antwort; Fragen, Antwortmöglichkeiten und Bewertung bleiben unverändert und regelbasiert.
- Check-Assistent: Wenn Sie den Chat nutzen, werden Ihre Chatnachrichten, ein kurzer Gesprächsverlauf (höchstens vier vorherige Nachrichtenpaare), der aktuelle Kontext (geöffnete Frage mit Antwortmöglichkeiten und Ihrer aktuellen Antwort bzw. die vier Dimensionswerte) sowie Ihre Beschreibung des Arbeitsvorgangs übermittelt.
Kontakt- und Herkunftsdaten werden nicht an den KI-Anbieter übermittelt. Ohne Einwilligung über den Button fragt der Check-Assistent vor der ersten Nachricht separat nach Ihrer Einwilligung und erhält dann Ihre Arbeitsvorgangsbeschreibung nicht.
- Eingesetzter KI-Anbieter: z. B. OpenRouter Inc., USA / Mistral AI, Frankreich – Name, Sitz, Modell, Auftragsverarbeitungsvertrag, Garantien für Drittlandübermittlung.
- Wissensquellen (MCP): Ihre Frage kann als Suchanfrage an freigegebene Wissensdienste gesendet werden: Anbieter/Systeme benennen oder Absatz streichen.
- Der Assistent kann Ihnen eine Antwort vorschlagen. Diese wird nur übernommen, wenn Sie den Button „Übernehmen“ anklicken; eine automatische Auswahl findet nicht statt.
- Der Chatverlauf, die Vorschläge des Assistenten und von Ihnen übernommene Antworten werden zum Assessment gespeichert und – ohne Chatinhalte – zusammengefasst ausgewertet (z. B. Anzahl der Vorschläge je Frage).
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie den Assistenten nicht weiter nutzen und uns kontaktieren. Ohne Einwilligung steht der Check uneingeschränkt zur Verfügung.
8. Anfrage der vollständigen Auswertung
Fordern Sie die vollständige Auswertung an, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihre Organisation, Ihre Einwilligung mit Zeitpunkt sowie die Verknüpfung mit dem abgeschlossenen Check. Die Daten verwenden wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kontaktaufnahme wegen dieser Auswertung, nicht für Werbung. Ein automatischer E-Mail-Versand findet nicht statt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).
9. Bericht, PDF und Leselink
Nach manueller Freigabe erstellen wir einen unveränderlichen Bericht zu Ihrem eingereichten Stand, ggf. als PDF, und einen befristeten (1–30 Tage), widerrufbaren Leselink. Der Zugangsschlüssel steht nur im Link, auf dem Server ist lediglich sein Hashwert gespeichert. Eine bereits heruntergeladene PDF-Datei kann nicht zurückgerufen werden.
10. Verwaltung und Protokollierung
Zugriff auf die gespeicherten Daten haben ausschließlich berechtigte Personen der plivizion GmbH nach Anmeldung mit Passwort und zweitem Faktor. Für deren Konten verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort-Hash, verschlüsselte Zwei-Faktor-Geheimnisse und ein Sitzungs-Cookie (nur in der Verwaltung). Zugriffe, Änderungen, Exporte und Anmeldungen werden in einem nicht veränderbaren Zugriffsprotokoll festgehalten. Kontaktdaten aus Anfragen erscheinen nicht in Exporten der Assessmentdaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit, Nachvollziehbarkeit) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO.
11. Empfänger und Drittlandtransfer
Eine Weitergabe erfolgt nur an technische Dienstleister, die uns als Auftragsverarbeiter unterstützen (Hosting/Infrastruktur), sowie, nur bei Nutzung des Assistenten, an den KI-Anbieter und freigegebene Wissensdienste (Abschnitt 7). Sitzt ein Empfänger außerhalb der EU/des EWR, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (z. B. EU-US Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln: je Anbieter angeben. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.
12. Speicherdauer
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Assessments, Versionsstände, Interaktionen, Herkunft | z. B. 24 Monate nach letzter Änderung, danach Löschung oder Anonymisierung |
| Chatverläufe des Assistenten | z. B. 12 Monate |
| Anfragen (Kontaktdaten) und freigegebene Berichte | bis zur Erledigung der Anfrage, höchstens … Monate; länger nur bei Vertragsbeziehung bzw. gesetzlichen Aufbewahrungspflichten |
| Leselinks | bis zum Ablauf (1–30 Tage) oder Widerruf |
| Zugriffsprotokoll der Verwaltung | z. B. 24 Monate |
| Missbrauchsschutz (IP-Hash) | wenige Minuten, nur im Arbeitsspeicher |
| Lokaler Speicher im Browser | bis Sie ihn löschen |
13. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Da der Check ohne Konto genutzt wird, nennen Sie uns zur Zuordnung bitte die Assessment-Kennung aus Ihrem Fortsetzen-Link oder die bei der Anfrage verwendete E-Mail-Adresse. Kontakt: datenschutz@plivizion.com.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der für den Sitz der plivizion GmbH zuständigen Landesbehörde.
14. Datensicherheit
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS). Fortsetzen- und Leseschlüssel, Passwörter und API-Schlüssel werden nur als Hashwerte, Zwei-Faktor- und Integrationsgeheimnisse nur verschlüsselt gespeichert. Datenbank und Anwendungsdienste sind nicht direkt aus dem Internet erreichbar.